電子契約の署名依頼が届いたら

メール内のリンクを開き、表示された契約書の内容を確認して、合意ボタンを押す。これだけで手続きは完了します。特別なソフトのインストールも、アカウント登録も、多くのサービスで必要ありません。

電子契約とは、紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で契約書のデータに合意して契約を結ぶ仕組みのことです。送信者（契約書を用意した側）が電子契約サービスから署名依頼を送ると、受け取った側にはサービス経由でメールが届きます。受け取った側の作業は、おおまかに次の3つです。

• メール内のリンクを開く（パソコンでもスマートフォンでも、ブラウザがあれば手続きできます）
• 契約書の内容を画面上で確認する（紙の契約書を読むのと同じように、条文や金額をチェック）
• 指定された欄を入力し、合意ボタンを押す

所要時間は、契約書を読む時間を除けば数分程度です。ただし、押す前に必ず「このメールは本物か」「内容に問題はないか」を確認しましょう。次の章から順に見ていきます。

確認すべきは「差出人」「あて名」「心当たり」の3点です。ひとつでも不審な点があれば、リンクを開く前に、送信者本人へ電話など別の手段で確認するのが安全です。

ポイント1：差出人（送信元）を確認する

正規の署名依頼は、クラウドサイン・GMOサイン・freeeサイン・planSign（プランサイン）といった電子契約サービスのシステムから送られてきます。メールの差出人アドレスのドメイン（@より後ろの部分）が、そのサービスの公式サイトのドメインと一致しているかを確認しましょう。サービス名で検索して公式サイトと見比べれば、数十秒で確認できます。

ポイント2：あて名と宛先を確認する

本文にあなたの氏名や会社名が正しく書かれているか、依頼者（取引先の担当者名や会社名）が明記されているかを見ます。あて名がない、日本語が不自然、誰から届いたのか分からない、といったメールは注意が必要です。

ポイント3：契約に心当たりがあるかを確認する

商談や打ち合わせの流れで「契約書は電子で送ります」と聞いていたか、そもそもその相手と契約する予定があったかを思い出してください。まったく心当たりのない署名依頼は、リンクを開かず、削除するか相手に直接確認しましょう。

planSignの場合、メールのリンクを開いてから完了まで4ステップです。受け取る側はアカウント登録が不要で、ブラウザだけで手続きが終わります。他社のサービスでも、大きな流れはほぼ同じです。

• ステップ1：届いたメール内のリンクを開く（ブラウザで契約書の画面が表示されます）
• ステップ2：契約書PDFの内容を画面上で確認する（すべてのページに目を通しましょう）
• ステップ3：送信者が指定した入力欄（氏名など）やチェック欄を記入する
• ステップ4：内容に同意して確認を完了する（これで手続きは終わりです）

合意ボタンを押した時点で、あなたの合意がサービスに記録されます。planSignでは、誰が・いつ・どこから合意したかが記録として残り、締結後の契約書は改ざんがないことを確認できる形で保管されます。「押印の代わりに、合意の記録が証拠として残る」とイメージすると分かりやすいでしょう。

かかりません。電子契約サービスの利用料は送信側（契約書を送る側）が負担する仕組みで、受け取って署名するだけなら無料というのが一般的です。planSignも、受け取る側は完全に無料です。

たとえばplanSignの場合、費用を負担しているのは送信側で、月額1,980円（税込）の定額です。受け取る側には、利用料の請求もアカウント登録の案内もありません。「署名したら料金を請求されるのでは」という心配は不要です。

締結が完了すると、双方が締結済みの契約書PDFを受け取れるのが一般的です。受け取ったPDFは、メールごと残すだけでなく、自社（自分）の保管場所にも保存しておきましょう。

planSignで締結した契約書には、誰が・いつ合意したかを記録した合意締結証明書が付き、タイムスタンプとハッシュ値（データの指紋のようなもの）によって、後から改ざんされていないことを確認できます。紙の契約書の「原本を大切に保管する」のと同じ感覚で、締結済みPDFを保存してください。

迷ったら、メールに返信するのではなく、電話や普段の連絡手段で送信者本人に「電子契約の署名依頼を送りましたか」と確認するのが確実です。期限を急かされても、その場で判断する必要はありません。

• メール以外の手段（電話・普段のチャットなど）で、送信者本人に依頼の事実を確認する
• 契約内容に不明点や修正してほしい箇所があれば、合意ボタンを押す前に送信者へ連絡する
• リンクの有効期限が切れていたら、送信者に再送を依頼する
• 電子での締結にどうしても不安があれば、紙での契約に変更できないか相談する（契約方式は双方の合意で決められます）

電子契約は、正しく使えば紙の契約と同じように証拠が残る仕組みです。仕組みそのものへの理解を深めたい方は、下の関連記事もあわせてご覧ください。